Viele Unternehmen denken, daß es ausreichend ist, das Firmeninventar im Rahmen der Anlagenbuchhaltung zu erfassen. In diesem kurzen Beitrag durchleuchten wir die Unterschiede zwischen Anlagenbuchhaltung und Inventarverwaltung und zeigen auf, welchen Nutzen Sie mit Hilfe einer Anlagenverwaltung für Ihr Unternehmen generieren können. Die Nutzung einer Inventarverwaltung lohnt sich bestimmt auch für Ihr Unternehmen. Studien gehen davon aus, daß bis zu 30 Prozent Kosteneinsparungen mit Hilfe einer Inventar- und Vertragsverwaltung in vielen Unternehmen realisierbar sind. Aus dem Artikel wird auch deutlich, warum die Inventarverwaltung eng mit dem Reparatur-/Wartungs-Management und der Vertragsverwaltung verbunden sein muß.
Anlagenbuchhaltung
Inventarverwaltung
Die Inventarverwaltung dient der Erfassung und Verwaltung aller Firmeninventare. Im Fordergrund steht dabei das einzelne Inventar aus Sicht der Nutzung und der Instandhaltung. Die Erfassung und Pflege der Inventare erfolgt durch die jeweilige Fachabteilung oder durch die Verwaltung. Ziel ist es, folgende Fragen zu beantworten:
- Welches Inventar wurde wann von welchem Lieferanten erworben?
- Welcher Abteilung/Kostenstelle ist es zugeordnet?
- Wer ist für den sicheren Betrieb zuständig?
- Wo befindet sich das Inventar (Standort)?
- Wer nutzt das Inventar (z.B. ein Bürostuhl eines Mitarbeiters)?
- Bis zu welchem Datum bestehen Garantieansprüche?
- Welche Wartungen, Prüfungen und Instandhaltungen sind notwendig?
- Gibt es einen Vertrag zum Inventar (z.B. Wartungsvertrag, etc.) und welche Leistungen umfaßt dieser?
Mit einer Inventarverwaltung Kosten reduzieren?
Wie bereits beschrieben, werden die Vermögensgegenstände in der Anlagenbuchhaltung verwaltet. Es geht dabei um Betriebsvermögen. Nicht berücksichtigt wird der Nutzen eines Inventars oder dessen Life-Cycle.
Genau hier wird der Nutzen einer Inventarverwaltung deutlich. Mit Hilfe der Inventarverwaltung können nicht nur die Inventare mit den oben genannten Daten erfaßt und verwaltet werden, sondern auch Anschaffungskosten, Reparatur- und Servicekosten, Störungs- und Ausfallzeiten und Auslastung.
Die Überwachung von Wartungs- und Prüfterminen sorgt für die Einhaltung notwendiger und vielleicht auch gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen. Es geht dabei um die optimale Ausnutzung eines Inventars einerseits und die Vermeidung von Verlusten andererseits.
Die Inventarverwaltung liefert dabei zusammen mit dem Reparatur- und Instandhaltungs-Management sowie der Vertragsverwaltung Antworten auf folgende Fragen:
- Welche Kosten hat ein Inventar im Laufe des Betriebs (Life-Cycle) verursacht?
- Welche gleichartigen Inventare, die von unterschiedlichen Herstellern produziert wurden, führen zu geringeren Betriebskosten?
- Wie hoch waren die Stör- und Ausfallzeiten zu einem Inventar (z.B. Produktionsanlage) und welche Kosten sind hierdurch entstanden?
- Welche Möglichkeiten gibt es, Stör- und Ausfallzeiten sowie Kosten zu reduzieren?
- Welche Leistungen wurden zu einem Vertrag erbracht und welche Kosten wurden durch den Vertrag verursacht?
Insbesondere in großen Unternehmen ist das Optimierungspotential durch eine Lösung wie PMS Service sehr groß. Die PMS Module wurden bereits in großen Qualitäts-Management-Projekten erfolgreich eingesetzt. Dabei werden Stammdaten flexibel mit Arbeitsabläufen verknüpft. Jeder Mitarbeiter erhält sofort alle Informationen auf einen Blick, die für die Durchführung einer Auftragabe (z.B. Wartung, Prüfung, Reparatur, Störungsbearbeitung, etc.) benötigt. Mit Hilfe von nachgeschalteten Verbesserungsprozessen werden z.B. Störungsursachen analysiert und es werden Verfahren erarbeitet, diese zukünftig zu vermeiden. Berichte und Analysen liefern Fakten, die zur kontinuierlichen Optimierung des Inventareinsatzes herangezogen werden können.
Auch in kleinen Unternehmen ist das Optimierungspotential groß. Bei einem Ausscheiden eines Mitarbeiters bleibt oft die Frage offen, welche Inventare der Mitarbeiter genutzt hat? Inventare werden oft einfach nicht mehr gefunden, was zu vermeidbaren Neuanschaffungen führt und vielfach ist der Bestand an Inventaren größer, als benötigt. Eine weitere Herausforderung stellt die Terminüberwachung dar. Listen, in denen Inventare und Termine festgehalten werden, sind oft nicht aktuell und müssen regelmäßig geprüft werden. Meist geraten Sie kurz nach der Anlage wieder in Vergessenheit. Eine Inventarverwaltung, wie die PMS Business Suite Inventory arbeitet Ihnen aktiv zu. Sie erinnert Sie an Termine und liefert Ihnen mit Hilfe von Berichten alle Antworten zu Fragen rund um das Inventar.
Inventarverwaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen
In kleinen Unternehmen werden die unterschiedlichen Aufgaben meist von einer oder wenigen Personen durchgeführt. Deshalb ist es wichtig, daß die Funktionen zur Inventarisierung, zur Reparatur- und Instandhaltung sowie zur Vertragsverwaltung aus einer Anwendungsoberfläche direkt aufgerufen werden können. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen, in denen nur wenige Mitarbeiter für die Verwaltung der Inventare zuständig sind, bieten wir PMS Smart Service XE an. Diese Lösung ist ohne weitere Konfigurationen einsatzbereit und speziell für den Einsatz in kleinen Unternehmen konfiguriert.
Inventarverwaltung in mittelständischen und großen Unternehmen
In mittelständischen und großen Unternehmen werden die unterschiedlichen Aufgaben von verschiedenen Organisationseinheiten durchgeführt. Es gibt Abteilungen, die für die Pflege der Inventare zuständig sind, eine Werstatt, die Raparturen druchführt und eine Verwaltung, die Verträge erfaßt und deren Einhaltung überwacht. Es kann auch mehrere Abteilungen geben, die für die Verwaltung unterschiedlicher Inventare zuständig sind. Z.B. werden Fahrzeuge von Fuhrpark verwaltet, während IT-Systeme von der IT-Abteilung und Möbel von der Verwaltung erfaßt und gepflegt werden. Ähnlich können auch Verträge von unterschiedlichen Abteilungen gepflegt werden. Mit Hilfe von PMS Service können diese Zuständigkeiten flexibel abgebildet werden. Hierdurch benötigt nicht jede Abteilung ihre eigene Software. Zudem können durch den Einsatz einer einzigen Lösung Arbeitsabläufe felxibel und ohne mehrfache Datenhaltung abgebildet werden.
